Als Buchhalter können Sie jetzt Kundendokumente direkt in Banqup manuell als verarbeitet markieren. So haben Sie mehr Kontrolle über den Workflow und können jederzeit sehen, welche Dokumente bereits bearbeitet wurden.
Wann Dokumente als verarbeitet markieren
Sie können ein Dokument als verarbeitet markieren, wenn:
Sie es manuell in deine Buchhaltungssoftware eingegeben haben.
Das Dokument geprüft und freigegeben wurde, aber keine weitere Bearbeitung braucht.
Sie den Status anpassen wollen, um abgeschlossene Arbeit zu zeigen.
So ändern Sie den Buchhaltungsstatus eines Dokuments
Schritt 1: Zum Dokument navigieren
Gehen Sie in Ihrem Partner Space zu Kundendokumente.
Doppelklick auf den Kunden, dessen Dokumente Sie verwalten wollen.
Doppelklick auf den passenden Ordner (z. B. Eingangsrechnungen).
Schritt 2: Dokumentstatus aktualisieren
Suchen Sie die Dokumente, die Sie als verarbeitet markieren möchten.
Wählen Sie die passende Aktion (Als verarbeitet markieren, (erneut) an Integrationen senden, …) im Dropdown-Menü.
Der Dokumentstatus ändert sich sofort.
Dokumentenstatus verstehen
Aktion des Kunden erforderlich: Der Kunde muss erst etwas tun (Daten bestätigen oder freigeben), bevor der Status auf Bereit zur Verarbeitung wechselt.
Warteschlange: Das Dokument ist bereit, mit Ihnen (dem Buchhalter) geteilt zu werden. Wenn eine Integration eingerichtet ist, ist dieser Status nur vorübergehend: das Dokument springt automatisch auf Bereit zur Verarbeitung, sobald es exportiert wurde.
Bereit zur Verarbeitung: Das Dokument wartet auf eine Aktion Ihres Büros.
Verarbeitet: Das Dokument ist erledigt und erfordert keine weiteren Schritte.
Fehler: Das Dokument konnte nicht über die Buchhaltungsintegration exportiert werden. Sie können den Versand erneut versuchen oder es manuell bearbeiten.
💡 Mit der Maus über einen Status fahren, um die Erklärung zu sehen.
Tipps für effektives Dokumentenmanagement
Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie die Status regelmäßig, damit alles aktuell und korrekt bleibt.
Klare Kriterien: Definieren Sie feste Regeln, wann Dokumente als verarbeitet gelten.
Teamkoordination: Falls Sie im Team arbeitest, sorgen Sie dafür, dass alle das Statussystem kennen und konsequent anwenden.