Wenn Ihre Ausgangsrechnung, Gutschrift, Ihr Angebot oder Ihr selbstfakturiertes Dokument fertig ist, schließen Sie es ab. Banqup zeigt Ihnen vor dem Versand, wie und an wen das Dokument geht. So können Sie eine falsche Adresse vorher korrigieren. Dieser Artikel erklärt die drei Möglichkeiten, ein Dokument abzuschließen, und was Sie tun, wenn eine Zustellung fehlschlägt.
Ein Dokument abschließen
Öffnen Sie das Dokument im Dokumentersteller.
Klicken Sie oben rechts auf Abschließen.
Banqup speichert und prüft das Dokument. Fehlt etwas, zum Beispiel ein Betrag oder die Daten des Kunden, öffnet sich das Fenster nicht: Die zu korrigierenden Felder sind im Dokument markiert.
Wählen Sie im Fenster, wie das Dokument zugestellt wird: Via Peppol senden, Per E-Mail senden oder Nur abschließen. Die für diesen Kunden passende Option ist bereits ausgewählt.
Prüfen Sie die Zustelldaten und klicken Sie dann auf Abschließen und senden. Wenn Sie Nur abschließen gewählt haben, heißt die Schaltfläche Abschließen.
Das Dokument erhält seine endgültige Nummer, seine Zahlungsreferenz und seine digitale Signatur. Eine Benachrichtigung unten auf dem Bildschirm zeigt den Fortschritt, und Sie können währenddessen weiterarbeiten.
Via Peppol senden
Via Peppol senden versendet das Dokument als E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk. Das ist die empfohlene Wahl für Unternehmen und Behörden, die bei Peppol registriert sind.
Das Feld Elektronische Adresse zeigt die Peppol-Adresse des Kunden, zum Beispiel 0208:0123456789. Die für diesen Kunden gefundenen Adressen stehen neben Verfügbar:. Die Adresse mit einem Dokumentsymbol stammt aus dem Dokument selbst.
Klicken Sie auf eine andere Adresse, um sie zu verwenden, oder geben Sie eine neue in das Feld ein.
Banqup prüft die Adresse im Peppol-Verzeichnis. Ist der Kunde nicht registriert oder kann er diesen Dokumenttyp nicht empfangen, zeigt das Fenster dies vor dem Versand an, zum Beispiel: „Dieser Teilnehmer ist nicht im Peppol-Netzwerk registriert.“
Wenn Sie eine andere Adresse als die im Dokument wählen, bittet Banqup Sie zu bestätigen, dass das Dokument mit der neuen elektronischen Adresse aktualisiert wird.
Ist Ihr Space noch nicht mit Peppol verbunden, zeigt die Peppol-Option Peppol aktivieren. Nur ein Administrator Ihres Space kann Peppol aktivieren.
Per E-Mail senden
Per E-Mail senden versendet das Dokument als PDF per E-Mail.
Bis zeigt die E-Mail-Adresse des Kunden. Ändern Sie sie oder geben Sie eine andere ein. Die Änderung gilt nur für dieses Dokument: Die Zustellwege des Kunden bleiben unverändert.
Fügen Sie unter CC-Empfänger eine oder mehrere Adressen hinzu, um eine Kopie zu senden.
Banqup prüft das Format jeder Adresse vor dem Versand.
Abschließen ohne zu senden
Nur abschließen gibt dem Dokument seine endgültige Nummer, Zahlungsreferenz und digitale Signatur, versendet aber nichts. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie das Dokument selbst zustellen, zum Beispiel per Post, oder wenn keine Zustellung nötig ist.
Sie können das Dokument später aus seinen Details senden.
Wenn eine Zustellung fehlschlägt
Konnte ein Dokument nicht zugestellt werden, erklärt ein Banner oben im Dokument den Grund. So versuchen Sie es erneut:
Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf Abschließen.
Das Fenster öffnet sich mit der fehlgeschlagenen Option bereits ausgewählt. Korrigieren Sie die elektronische Adresse oder die E-Mail-Adresse, oder wählen Sie eine andere Option.
Klicken Sie auf Abschließen und senden.
Banqup wechselt nicht von selbst zu einer anderen Option, wenn eine Zustellung fehlschlägt: Wählen Sie sie im Fenster Abschließen.
Wenn Sie das Dokument auf anderem Weg zugestellt haben, wählen Sie Nur abschließen und klicken Sie auf Abschließen. Das Fehlerbanner verschwindet und das Dokument erhält den Status Unbezahlt.
Was jede Peppol-Zustellmeldung bedeutet, lesen Sie in Peppol-Zustellfehler bei Ihren Dokumenten beheben.
FAQ
Warum kann ich mein Dokument nicht abschließen?
Das Dokument braucht einen Kunden. Ist keiner verknüpft, zeigt das Fenster: „Dieses Dokument hat keinen verbundenen Geschäftspartner. Bitte fügen Sie einen hinzu, bevor Sie den Vorgang abschließen.“ Fügen Sie den Kunden im Dokument hinzu und klicken Sie erneut auf Abschließen.
Warum wird Peppol oder E-Mail als Inaktiv angezeigt?
Dieser Zustellweg ist für Ihren Space nicht eingeschaltet. Aktivieren Sie ihn unter Netzwerkanschlüsse oder bitten Sie einen Administrator Ihres Space darum.
Kann ich ein Dokument nach dem Abschließen noch ändern?
Eine Rechnung oder Gutschrift nicht: Ein abgeschlossenes Dokument hat seine endgültige Nummer und Signatur. Um eine Rechnung zu korrigieren, erstellen Sie eine Gutschrift dazu. Ein gesendetes Angebot können Sie noch ändern: Öffnen Sie in Verkaufsangebote das Aktionsmenü, klicken Sie auf Bearbeiten und schließen Sie das Angebot danach erneut ab.
Ist Nur abschließen auch für Angebote verfügbar?
Ja. Für ein Angebot wählen Sie Per E-Mail senden oder Nur abschließen. Angebote werden nicht über Peppol gesendet.