Der Document Creator ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie schnell und einfach professionelle Rechnungen und Gutschriften erstellen können. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess der Erstellung konformer Finanzdokumente, von der Erstellung bis zur Lieferung des endgültigen Dokuments an Ihren Kunden.
Voraussetzungen
Bevor Sie fortfahren, stellen Sie Folgendes sicher:
Aktualisieren Sie Ihr Firmenprofil mit Ihren neuesten Informationen (rechtliche Informationen, Kontaktinformationen, Bankkonto(en)).
Fügen Sie Ihre(n) Kunden zu Ihrem Banqup-Space hinzu.
Richten Sie Standardzahlungs- und Ablaufbedingungen ein.
Einrichten von Standardzahlungs- und Ablaufbedingungen
Bevor Sie Rechnungen erstellen, können Sie Standardzahlungsbedingungen konfigurieren, um Fälligkeitsdaten automatisch zu berechnen:
Gehen Sie zu Document Creator.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte Fälligkeitsdaten.
Legen Sie unter Zahlungsbedingungen für Rechnungen Ihre standardmäßige Zahlungsfrist fest.
Legen Sie unter Ablaufdatum der Angebote, wie lange Angebote gültig bleiben.
Klicken Sie auf Speichern.
Beim Erstellen von Rechnungen wird das Fälligkeitsdatum automatisch basierend auf dem Dokumentdatum berechnet. Sie können das Fälligkeitsdatum für einzelne Dokumente bei Bedarf weiterhin manuell anpassen.
Optionale Hinweise auf Ihren Rechnungen und Angeboten
Sie können auf den von Ihnen erstellten Dokumenten drei zusätzliche Hinweise einfügen. Jeder Hinweis kann unabhängig in den Einstellungen von Document Creator aktiviert oder deaktiviert werden:
Mahnhinweis: eine Klausel zu Verzugszinsen oder Mahngebühren.
Zahlungsfrist und Skonto: ein Hinweis zu Ihren Zahlungsbedingungen und einem etwaigen Skonto bei vorzeitiger Zahlung.
Zahlungsbedingungen: Ihre allgemeinen Zahlungsbedingungen.
So aktivieren oder deaktivieren Sie diese Hinweise:
Gehen Sie zu Document Creator.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
Öffnen Sie den entsprechenden Tab (zum Beispiel Fälligkeitsdaten oder den eigenen Tab für Hinweise).
Aktivieren Sie jeden Hinweis, den Sie aufnehmen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.
Nach der Aktivierung erscheinen die Hinweise im Abschnitt Zusätzlich jedes Dokuments, das Sie mit Document Creator erstellen. Sie können den Wortlaut jedes Hinweises bei Bedarf vor dem Abschließen eines bestimmten Dokuments noch anpassen.
Rechnung erstellen
Sobald Sie die Voraussetzungen erfüllt haben, ist es an der Zeit, eine Rechnung (oder Gutschrift) zu erstellen. So geht's:
Gehen Sie zur Document Creator-App.
Wählen Sie je nach Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten, Ausgangsrechnung oder Gutschrift aus.
Hier finden Sie eine Übersicht über alles, was Sie im Document Creator tun können:
Sehen Sie sich die PDF-Version des Dokuments an, das Sie erstellen.
Klicken Sie auf die drei Punkte für weitere Optionen: Klonen, Dokument anhängen, Kommentar hinzufügen, Herunterladen oder Löschen.
Abbrechen: Brechen Sie die Erstellung des Dokuments ab. Alle Änderungen gehen verloren.
Entwurf speichern: Behalten Sie das Dokument als Entwurf.
Abschließen: Wählen Sie, wie das Dokument an den Kunden zugestellt wird, oder schließen Sie es ab, ohne es zu senden. Siehe Ihre Dokumente abschließen und senden.
Fügen Sie einen Kunden hinzu, indem Sie nach seinem Namen suchen. Nachdem Sie einen Kunden ausgewählt haben, klicken Sie auf die drei Punkte, um:
Details bearbeiten: die Kundendaten zu bearbeiten
Zustellungswege bearbeiten
Einstellungen bearbeiten: zum Beispiel die Standard-Fälligkeitsfristen und die Standardzahlungsmethode des Kunden (siehe Bearbeiten von Kunden oder Lieferanten)
Kunde ändern
Füllen Sie die Rechnungsdetails aus: Dokumentdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsart und Währung.
Tipp: Es gibt eine Einstellung, um das Dokumentdatum automatisch auf das aktuelle Datum zu setzen. Um sie ein- oder auszuschalten, gehen Sie zu Document Creator > klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen > Automatisiertes Belegdatum. Wenn diese Einstellung ausgeschaltet ist, können Sie das Dokumentdatum manuell wählen.
Klicken Sie auf Zusätzliche Felder hinzufügen, um die Käuferreferenz, die Vertragsreferenz oder die Bestellreferenz hinzuzufügen oder zu entfernen.
Fügen Sie Produkt- oder Serviceinformationen hinzu: Artikelname, Menge, Einheit, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz. Der Gesamtbetrag (ohne MwSt.) wird automatisch berechnet.
Wenn Sie den Artikelnamen eingeben, werden Ihnen Produkte aus Ihrem Katalog zur Auswahl angezeigt. Sie können auch ein neues Produkt zu Ihrem Katalog hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Zum Produktkatalog hinzufügen klicken, die während der Eingabe erscheint.
Artikelname: Durch Klicken auf das Textfeld wird dieses erweitert, sodass bis zu sieben Textzeilen angezeigt werden. Wenn Sie mit der Maus über das Feld fahren, erscheint ein Tooltip mit dem vollständigen Namen. Sie können Umschalt+Eingabe verwenden, um eine neue Zeile innerhalb des Feldes hinzuzufügen. Artikelnamen sind auf 255 Zeichen begrenzt, um die Kompatibilität der Dokumente zu gewährleisten.
Einheiten-Dropdown: Wählen Sie aus einer Standard-Liste mit den 40 gängigsten Einheiten oder öffnen Sie den Bereich Mehr Einheiten für über 200 weitere Peppol-konforme Optionen. Suchen Sie nach übersetztem Namen oder offiziellem Peppol-Code; jede Eingabe wird gegen die vollständige Peppol-Einheitenliste validiert. Derzeit sind nur die 40 Standardeinheiten übersetzt.
Klicken Sie auf die drei Punkte am Ende der Position, um Rabatt hinzufügen, Gebühr hinzufügen oder Element löschen zu wählen. Wählen Sie für einen Rabatt oder eine Gebühr den Typ (Festbetrag oder Prozentsatz) und geben Sie den Wert ein. Er erscheint als zusätzliche Zeile unter dem Artikel, mit einem Papierkorbsymbol zum Entfernen.
Klicken Sie auf Rechnungsposition hinzufügen, um eine Rechnungszeile hinzuzufügen.
Aktivieren Sie Rechnung als bezahlt markieren, wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde.
Fügen Sie unter Zahlungsdetails eine Zahlungsreferenz hinzu, wählen Sie die Zahlungsmethode und das Bankkonto, auf das Sie bezahlt werden möchten. Bank und BIC werden automatisch ausgefüllt.
(Hinweis: Verknüpfen Sie zuerst Ihre Bankkonten mit Banqup. Falls Sie Payments nicht nutzen, fügen Sie Ihre Bankkontodaten manuell in den Einstellungen von Document Creator hinzu.)
Fügen Sie einen Rechnungskommentar hinzu, der auf der Rechnung erscheint.
(Nur für den Bausektor) Aktivieren Sie Baugewerbe (Haus älter als 10 Jahre).
Füllen Sie die Felder Mahnung, Zahlungsbedingung und Rabatt und Zahlungsbedingungen aus. Sie erscheinen nur, wenn sie in Ihren Document-Creator-Einstellungen aktiviert sind (siehe Optionale Hinweise auf Ihren Rechnungen und Angeboten weiter oben).
Umsatzsteuerliche Gründe: Wenn eine Position einen Satz von 0 % verwendet, wählen Sie in der MwSt.-Spalte den Satz, der zum Grund passt (zum Beispiel 0% Mehrwertsteuerbefreiung oder 0% Umkehrung der Steuerschuldnerschaft). Unten im Formular erscheint dann ein Block Umsatzsteuerliche Gründe mit dem bereits ausgefüllten Grund. Sie können den Text bearbeiten und Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Baugewerbe) aktivieren, wenn dies zutrifft.
Tipp: Sie können eine Standardnotiz einrichten, die automatisch zu allen Rechnungen/Gutschriften hinzugefügt wird, die Sie in Banqup erstellen. Um das einzustellen, gehen Sie zum Document Creator, klicken Sie oben auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen, aktiviere Standardnotiz und geben Sie Ihren Text ein.
Erstellen einer Gutschrift
Eine Gutschrift zu erstellen funktioniert genauso wie eine Rechnung. Es gibt jedoch eine zusätzliche Anforderung: Eine Gutschrift muss sich immer auf die Originalrechnung beziehen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Gutschrift mit Referenz zur Originalrechnung zu erstellen:
Option 1: Erstellen über den Bereich Ausgangsrechnungen (empfohlen)
Diese Option wird empfohlen, da die Verknüpfung zur Originalrechnung automatisch erfolgt, je nachdem, von welcher Rechnung Sie die Aktion starten.
Gehen Sie zu Ausgangsrechnungen.
Suchen Sie nach der Rechnung, die Sie gutschreiben möchten.
Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte (⋮) und wählen Sie Gutschrift erstellen.
Eine Gutschrift wird automatisch für die ausgewählte Rechnung erstellt, mit den korrekten Beträgen und der Verknüpfung zur Originalrechnung.
Überprüfen und bearbeiten Sie die Gutschrift bei Bedarf, bevor Sie sie abschließen.
Option 2: Manuell erstellen und eine Rechnung referenzieren
Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Gutschrift (siehe oben Rechnung erstellen).
Geben Sie im Feld Rechnungsreferenz die Rechnungsnummer (oder einen Teil davon) ein.
Wählen Sie die passende Rechnung aus der Dropdown-Liste aus, um sie zu verknüpfen.
Um eine Rechnung zu referenzieren, die nicht in Banqup hinterlegt ist, geben Sie einfach deren Nummer in das Feld „Rechnungsreferenz“ ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder der Tabulatortaste.
Um auf eine Rechnung zu verweisen, die nicht in Banqup enthalten ist, geben Sie einfach deren Nummer in das Feld „Rechnungsreferenz“ ein.
Ein Angebot erstellen
Gehen Sie zu Document Creator.
Wählen Sie Angebot.
Ergänzen Sie die Details deines Angebots:
Kunde: Suchen Sie nach einem bestehenden Kunden über die Suchleiste oder fügen Sie einen neuen Kunden hinzu.
Belegdatum: Wählen Sie das Datum des Angebots.
Ablaufdatum: Legen Sie das Gültigkeitsdatum fest.
Produkte oder Dienstleistungen: Geben Sie Positionen manuell ein oder wählen Sie sie aus deinem Produktkatalog.
Notizen: Fügen Sie zusätzliche Infos oder Bedingungen hinzu.
Abschließen: Senden Sie das Angebot per E-Mail (Per E-Mail senden) oder schließen Sie es ab, ohne es zu senden (Nur abschließen). Angebote werden nicht über Peppol versendet.
Entwurf speichern: Speichern Sie das Angebot als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
→ Weitere Infos findest du in diesem Artikel: Angebote erstellen.
Selbstfakturierungsdokumente erstellen
Sie können auch Selbstfakturierungsrechnungen und Gutschriften mit dem Document Creator erstellen. Mehr dazu können Sie hier lesen: Selbstfakturierung in Banqup.
Klonen einer Rechnung/Gutschrift
Um Dokumente schneller zu erstellen, können Sie ein bestehendes Dokument klonen und nur die erforderlichen Felder bearbeiten. Sie können Dokumente aus dem Dokumentenersteller oder aus den Ausgangsrechnungen klonen:
Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem bestehenden Dokument.
Wählen Sie „Klonen”.
Wählen Sie, ob Sie auch die Anhänge (falls vorhanden) klonen möchten.
Wenn Sie ein Dokument Klonen oder Gutschrift erstellen verwenden, öffnet Banqup sofort den neu erstellten Entwurf, anstatt Sie zur Dokumentliste zurückzuführen. Sie können das neue Dokument sofort weiter bearbeiten.
Ihr Dokument abschließen und senden
Sobald Sie eine Rechnung oder Gutschrift erstellt haben, schließen Sie sie ab, um sie aus Banqup an Ihren Kunden zu senden. Sie können ein Dokument einzeln abschließen oder mehrere Dokumente aus Ihrer Liste der Ausgangsrechnungen gleichzeitig abschließen, ohne sie zu senden.
Ein einzelnes Dokument abschließen
Öffnen Sie das Dokument im Document Creator.
Klicken Sie oben rechts auf Abschließen.
Wählen Sie im Fenster, das sich öffnet, Via Peppol senden, Per E-Mail senden oder Nur abschließen und prüfen Sie die Zustellungsdetails.
Klicken Sie auf Abschließen und senden (oder auf Abschließen, wenn Sie Nur abschließen gewählt haben). Eine Benachrichtigung unten auf dem Bildschirm zeigt den Versand an. Sie können in der Zwischenzeit weiterarbeiten.
Alternativ klicken Sie auf Entwurf speichern, um es als Entwurf zu behalten. Öffnen Sie den Entwurf später und klicken Sie auf Abschließen, wenn Sie bereit sind.
Das Fenster Abschließen wählt die Option vorab aus, die am besten zum Kunden passt, basierend auf seinen konfigurierten Zustellungswegen. Zu jeder Option und zum Vorgehen bei einer fehlgeschlagenen Zustellung siehe Ihre Dokumente abschließen und senden.
Wählen, mit welcher Kennung Sie senden
Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten mit mehreren Business Spaces arbeitet, können Sie wählen, mit welcher Kennung ein bestimmtes Dokument versendet wird.
Beim Versand eines Dokuments können Sie manuell eine andere Peppol- oder Lieferantenkennung wählen als die Standardkennung des Space. Ihr Standard kann zum Beispiel Ihre Unternehmensnummer sein, während Sie für ein bestimmtes Dokument Ihre Umsatzsteuernummer wählen.
Hat ein Space eine eigene Postanschrift, zeigt Banqup diese Adresse im Bereich Mein Unternehmen des Document Creator, damit Ihre Kunden immer die richtigen Kontaktdaten sehen.
💡 Wenn beim Klicken auf Abschließen nichts passiert, überprüfen Sie Ihre Dokumentnummerierungseinstellungen. Das Nummernfeld darf nur Ziffern enthalten, nicht-numerische Zeichen wie Bindestriche können das Senden verhindern.
Rechnungen über Peppol versenden
Um Rechnungen über Peppol zu versenden, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
Zahlungen einziehen
Da Sie nun wissen, wie Sie Rechnungen erstellen und versenden, möchten Sie vielleicht lernen, wie Sie schneller bezahlt werden?
Mit Payments können Sie Zahlungslinks und QR-Codes direkt zu Ihren Rechnungen hinzufügen, sodass Kunden sofort aus ihrem Posteingang heraus bezahlen können. Dies reduziert Zahlungsverzögerungen und verbessert Ihren Cashflow.
Korrektur versendeter Rechnungen
Sobald eine Rechnung abgeschlossen wurde, ob über Peppol oder per E-Mail versendet oder ohne Versand abgeschlossen, gilt sie als rechtlich endgültig und kann nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn Sie danach einen Fehler entdecken (z. B. falscher Preis oder falsche Beschreibung):
Erstellen Sie eine Gutschrift (Gutschrift) für die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung, um diese zu stornieren.
Erstellen und versenden Sie eine neue Rechnung mit den korrekten Informationen.
Sowohl die Gutschrift als auch die neue Rechnung müssen in Ihrer Buchhaltung erfasst werden, um einen gültigen Prüfpfad (Audit Trail) zu gewährleisten.
Betragsfelder blenden Tausendertrennzeichen während der Eingabe aus, um Verwirrung zu vermeiden. Ihr erstes „." oder „," wird in Ihr lokales Dezimaltrennzeichen umgewandelt. Die schreibgeschützte Ansicht behält Ihre lokale Formatierung für Tausender- und Dezimaltrennzeichen bei.
FAQ
Kann ich über Peppol überprüfen, ob meine Rechnungen korrekt versendet wurden?
Ja. Rufen Sie Ihre Ausgangsrechnungen auf, doppelklicken Sie auf eine Rechnung, um deren Details zu öffnen, und sehen Sie sich die Aktivitäten im rechten Bereich an. Dort finden Sie alle Aktivitäten zu diesem Dokument und ob es an Peppol gesendet wurde.
Meine Rechnung zeigt in den Aktivitäten einen Zustellungsfehler an, was bedeutet das?
Wenn eine Peppol-Zustellung fehlschlägt, plant das System automatisch einen erneuten Versuch. Während des erneuten Versuchs wird im Bereich Aktivitäten Folgendes angezeigt: „Zustellung fehlgeschlagen; automatischer Wiederholungsversuch.“ Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Kann ich Rechnungen direkt aus Banqup versenden?
Ja, nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, klicken Sie auf Abschließen und wählen Sie Via Peppol senden oder Per E-Mail senden, um sie über Banqup direkt an Ihren Kunden zu senden.
In welcher Sprache werden Rechnungen/Gutschriften/Angebote versendet?
Mit dem Dokumentengenerator erstellte Dokumente verwenden die Sprache, die Sie beim Erstellen für Ihren Lieferanten ausgewählt haben. Die Änderung kann direkt in den Angaben des Lieferanten vorgenommen werden.
→ Weitere Informationen zum Anlegen/Bearbeiten von Lieferanten
Kann ich beim Erstellen einer Rechnung den Preis inklusive Mehrwertsteuer eingeben?
Nein, die App unterstützt derzeit nur die Eingabe des Preises ohne Mehrwertsteuer.
Was soll ich tun, wenn mir nach dem Versenden einer Rechnung ein Fehler unterläuft?
Wenn Sie bereits eine Rechnung mit einem Fehler gesendet haben, sollten Sie eine Gutschrift erstellen, um die ursprüngliche Rechnung zu stornieren, und anschließend eine neue, korrigierte Rechnung erstellen.
Kann ich meinen Rechnungen ein Logo hinzufügen?
Ja. → Mehr erfahren
Kann ich eine Gutschrift erstellen, ohne eine Rechnung zu referenzieren?
Nein. Die Referenzierung einer Rechnung ist zwingend erforderlich. Im Abschnitt „Gutschrift erstellen“ weiter oben erfahren Sie, wie Sie dies tun können.
Warum kann ich mein Dokument nicht senden? Nichts passiert, wenn ich versuche, das Dokument zu senden.
Dies kann in zwei Szenarien passieren:
A) Beim Senden einer Rechnung über Peppol ohne Käuferreferenz oder Bestellreferenz (PO). Peppol verlangt mindestens eine der beiden: Fügen Sie sie in den Rechnungsdetails über Zusätzliche Felder hinzufügen hinzu. Wenn Sie keine haben, geben Sie als Bestellreferenz einfach „0" ein.
B) Wenn das Nummernfeld in Ihren Dokumentnummerierungseinstellungen nicht-numerische Zeichen (wie einen Bindestrich oder ein Leerzeichen) enthält. Um dies zu überprüfen und zu beheben:
Gehen Sie zu Document Creator.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
Gehen Sie zur Registerkarte Dokumentnummerierung.
Überprüfen Sie das Nummernfeld für jede Serie. Es sollte nur Ziffern enthalten (z. B.
0001).Wenn die Nummer Bindestriche, Leerzeichen oder andere Zeichen enthält, verschieben Sie diese Zeichen stattdessen in das Präfixfeld. Zum Beispiel: ändern Sie Präfix
INV-/ Nummer2026-0001zu PräfixINV-2026-/ Nummer0001.Speichern Sie Ihre Änderungen und versuchen Sie es erneut.
Wenn das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, das Dokument von Grund auf neu zu erstellen und abzuschließen.
Wenn das Fenster Abschließen stattdessen eine Meldung anzeigt, siehe Ihre Dokumente abschließen und senden.