Ajouter des clients à votre espace Partenaire

Gardez votre portefeuille clients organisé en ajoutant chaque entreprise à votre espace Partenaire. Ce guide vous montre comment ajouter de nouveaux clients et leurs informations essentielles.

Modèles de configuration

Lorsque vous ajoutez un nouveau client, vous devez d’abord sélectionner un modèle de configuration.

Les modèles de configuration permettent de définir à l’avance qui gérera le client et quelles intégrations seront appliquées automatiquement, afin que chaque nouveau client démarre avec la bonne configuration dès le premier jour.

L’utilisation de modèles permet de gagner du temps et d’assurer une création cohérente des espaces clients sans configuration manuelle répétitive.

Créer un modèle de configuration

Allez dans Clients dans votre Espace Partenaire.
Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à gauche de l’écran.
Sous Modèles de configuration, cliquez sur Créer un modèle.

Étape 1 : Nom et description

Saisissez un nom et une description (facultative) pour votre modèle, puis cliquez sur Continuer.

Étape 2 : Attribuer des utilisateurs (optionnel)

Si vous souhaitez que certains utilisateurs soient automatiquement attribués aux clients utilisant ce modèle, sélectionnez-les puis cliquez sur Continuer.

Étape 3 : Ajouter des intégrations (optionnel)

Sélectionnez les intégrations qui seront automatiquement liées aux clients créés avec ce modèle. Cliquez sur Enregistrer le modèle pour terminer.

Après la création du client, vous pouvez toujours modifier ou remplacer les paramètres appliqués par le modèle.

→ En savoir plus sur l’utilisation des modèles de configuration pour l’ajout de nouveaux clients dans l’Espace Partenaire

Ajouter un client

Allez dans Clients.
Cliquez sur Ajouter un client.
Sélectionnez un modèle de configuration. Cliquez ensuite sur Continuer.
Recherchez l'entreprise, puis cliquez sur le résultat correspondant (vous pouvez également compléter les détails manuellement).
Veuillez remplir tous les champs obligatoires, puis cliquez sur Continuer.
Si vous disposez d'un mandat de facturation électronique pour ce client, cochez la case Je confirme avoir reçu un mandat signé de ce client pour son inscription à la facturation électronique. (Facultatif)
Cliquez sur Ajouter client pour terminer.

Note : Après avoir ajouté un client, vous pouvez l'inviter à Banqup. Quand il accepte l'invitation, son entreprise sera liée à votre cabinet comptable.

Ajout de clients en masse

Étape 1 : Télécharger le fichier modèle

Allez dans Clients.
Cliquez sur Importer des clients.
Téléchargez le modèle et ouvrez-le sur votre ordinateur (c'est un fichier .xlsx).

Étape 2 : Remplir le fichier modèle

Remplissez les détails de vos clients puis enregistrez le fichier (Les détails marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires) :

Raison sociale *
Pays (code lettre) * → Doit être les codes à deux lettres figurant dans la liste ISO 3166-1 alpha-2.
Email de contact *
Prénom du contact *
Nom de famille du contact *
Langue du contact (locale) *
→ Doit être spécifié en utilisant le code de langue + code pays. Par exemple : fr-BE, nl-BE, de-BE
Numéro d'entreprise
→ Doit comporter 10 chiffres et commencer par 0, sans points ni espaces.
Par exemple : 0123456789
TVA
→ Doit commencer par 'BE' et être suivi de 10 chiffres. Pas de points, pas d'espaces.
Par exemple : BE0123456789
Référence externe
→ La référence du client (comme le numéro d’administration, ID client, ID entreprise, etc.) venant du logiciel comptable. Cela permettra d’exporter les factures de Banqup vers le bon dossier client dans votre logiciel comptable (si celui-ci utilise ce type d’identifiant).
IBAN
Rue
Numéro
Boîte postale
Code postal
Commune/ville
Mandat
→ La valeur doit être « Oui » ou « Non ». Cela indique si vous disposez d’un mandat signé pour enregistrer le client sur Peppol.
Modèle
→ Le nom du modèle de configuration à utiliser pour le client.

Enregistrez votre fichier lorsque vous avez terminé d'ajouter des clients.

Étape 3 : Télécharger le fichier

Importez votre fichier .xlsx enregistré.
Cliquez sur Importer.

Remarque : Après avoir importé le fichier, vos clients seront créés. Ensuite, vous pourrez les inviter à Banqup. Lorsqu'ils accepteront l'invitation, leur entreprise sera liée à votre cabinet comptable. Consultez la section des prochaines étapes au bas de ce guide pour avancer dans la gestion des clients et apprendre comment les inviter, obtenir leurs documents, etc.

Modifier un client

Allez dans Clients.
Double cliquez sur un client.
Cliquez sur Modifier les détails.
Mettez à jour les informations nécessaires, puis sauvegardez.

Supprimer un client

Allez dans Clients.
Sélectionnez l'onglet Inactifs.
Cliquez sur les trois points dans la colonne Actions d'un client en statut Brouillon.
Cliquez sur Supprimer le client, puis confirmez.

Questions fréquentes

Puis-je ajouter plusieurs contacts pour un client ?

Oui, vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que nécessaire pour chaque client.

Que faire si je n'ai pas toutes les informations ?

Vous pouvez ajouter les informations de base, toute information supplémentaire ajoutée par votre client sera synchronisée et visible dans ses détails.

Puis-je modifier les informations client après les avoir ajoutés ?

Oui, vous pouvez modifier les informations client à tout moment.