Wanneer je facturen aanmaakt en verstuurt in Banqup, doorlopen deze verschillende statussen waarmee jede voortgang kan volgen, van aanmaak tot betaling. Als je deze statussen begrijpt, weet je precies waar elke factuur zich bevindt en welke acties je mogelijk moet ondernemen.
Soorten statussen in Banqup
Banqup houdt vier verschillende soorten statussen bij voor elke verkoopfactuur:
Algemene status: de belangrijkste status die aangeeft wat op dit moment het belangrijkste is aan de factuur.
Documentstatus: of de factuurgegevens correct en gevalideerd zijn.
Betalingsstatus: of de factuur is betaald.
Leveringsstatus: of de factuur met succes naar jouw klant is verzonden.
De algemene status is wat je standaard te zien krijgt. Deze combineert informatie uit de andere drie statussen om de meest relevante status te tonen voor het ondernemen van actie.
Algemene statussen
Dit zijn de belangrijkste statussen die je voor jouw facturen te zien krijgt:
In afwachting van validatie
Alle facturen die naar Banqup worden geüpload, worden gemarkeerd als “In afwachting van validatie”. Dit betekent dat je de gegevens van de factuur moet valideren.
Wat te doen: Controleer of alle belangrijke gegevens zijn ingevuld en correct zijn voordat de factuur verder kan worden verwerkt.
Onbetaald
Jouw factuur is succesvol verzonden, maar nog niet betaald. Dit is de standaardstatus voor de meeste facturen nadat ze zijn verzonden.
Wat te doen: Hou de factuur in de gaten en neem contact op met jouw klant als de betaling achterstallig is.
Gedeeltelijk betaald
Jouw klant heeft een gedeeltelijke betaling gedaan, maar moet nog steeds een deel van deze factuur betalen.
Wat te doen: Neem contact op voor het resterende bedrag of accepteer de gedeeltelijke betaling indien overeengekomen.
Volledig betaald
Goed nieuws! Jouw factuur is volledig betaald.
Wat te doen: Geen actie nodig. De factuur is voltooid.
Betwist
Je hebt de factuur gemarkeerd als ‘wordt niet betaald’ en ‘betwist’ als reden geselecteerd. De factuur blijft in deze status staan, tenzij je deze als opgelost markeert.
Wat te doen: Neem contact op met jouw klant om hun bezwaren op te lossen. Zodra het probleem is opgelost, kan je de factuur markeren als opgelost of betaald. De factuur krijgt dan weer de status ‘Onbetaald’ of ‘Volledig betaald’.
Geweigerd
Je hebt de factuur gemarkeerd als ‘wordt niet betaald’. De factuur blijft in deze status staan, tenzij je deze markeert als opgelost.
Wat je moet doen: Controleer de factuur, breng de nodige correcties aan of stuur indien nodig een nieuwe factuur.
Documentstatussen
Deze statussen hebben betrekking op de factuurgegevens en validatie:
Concept: factuur aangemaakt maar nog niet verzonden.
In afwachting van validatie: factuur in afwachting van gegevensvalidatie door een gebruiker.
Gevalideerd: gevalideerd en klaar voor verwerking.
Ongeldig: validatie mislukt en moet worden gecorrigeerd.
Verzonden: succesvol afgeleverd bij de klant.
Volledig goedgekeurd: klant heeft de factuur volledig geaccepteerd.
Geweigerd: klant heeft de factuur geweigerd.
Betwist: klant heeft vragen die moeten worden opgelost.
Betaalstatussen
Deze volgen de voortgang van de betaling:
Onbetaald: nog geen betaling ontvangen.
Gedeeltelijk betaald: een deel van de betaling is ontvangen, saldo resteert.
Volledig betaald: volledige betaling ontvangen.
Wordt niet betaald: factuur wordt niet betaald (meestal na weigering).
Leveringstatussen
Deze geven de voortgang van de verzending weer:
Verzenden: Wordt momenteel naar de klant verzonden.
Verzonden: Succesvol afgeleverd.
Ontvangen: Het systeem van de klant heeft de ontvangst bevestigd.
Levering mislukt: Kon niet worden verzonden (technisch probleem).
Hoe statussen samenwerken
De algemene status combineert informatie uit alle andere statussen om je te laten zien wat het belangrijkst is. Bijvoorbeeld:
Als een factuur “Gevalideerd” (document) en “Verzonden” (levering) is, maar ‘Onbetaald’ (betaling), is de algemene status “Onbetaald”.
Als een factuur “Betwist” (document) en ‘Onbetaald’ (betaling) is, is de algemene status “Betwist”, omdat het oplossen van het geschil prioriteit heeft.
FAQ
Wat is het verschil tussen ‘Geweigerd’ en ‘Betwist’?
‘Betwist’ betekent dat jouw klant vragen heeft en de factuur wil bespreken voordat hij betaalt. ‘Geweigerd’ betekent dat hij definitief heeft besloten om niet te betalen.
Kan een factuur van ‘Geweigerd’ teruggaan naar ‘Onbetaald’?
Ja, je kan de factuur markeren als opgelost en de status verandert dan weer in ‘Onbetaald’.
Waarom blijft mijn factuur hangen in ‘In afwachting van validatie’?
Omdat je de gegevens van de factuur nog moet valideren. Controleer of alle velden van de factuur correct zijn ingevuld.
Wat moet ik doen als de levering mislukt?
Controleer of de contactgegevens van jouw klant correct zijn, met name het e-mailadres. Je kan de factuur opnieuw verzenden nadat je de leveringsgegevens hebt bijgewerkt.
Kan ik de status van een factuur handmatig wijzigen?
Sommige statussen kan je bijwerken met acties die je onderneemt (zoals een factuur als betaald markeren). Andere worden automatisch door het systeem ingesteld (zoals wanneer een klant een factuur betaalt op jouw Banqup Business Account).