Halten Sie Ihr Mandantenportfolio übersichtlich, indem Sie jedes Unternehmen zu Ihrem Partner-Space hinzufügen. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess des Hinzufügens neuer Mandanten und deren relevanter Unternehmensinformationen.
Konfigurationsvorlagen
Wenn du einen neuen Kunden hinzufügst, wirst du zuerst aufgefordert, eine Konfigurationsvorlage auszuwählen.
Mit Konfigurationsvorlagen kannst du im Voraus festlegen, wer den Kunden verwaltet und welche Integrationen automatisch angewendet werden, sodass jeder neue Kunde von Anfang an korrekt eingerichtet ist.
Die Verwendung von Vorlagen spart Zeit und stellt sicher, dass jeder Kundenbereich einheitlich erstellt wird, ohne wiederholte manuelle Schritte.
Eine Konfigurationsvorlage erstellen
Gehe zu Kunden in deinem Partnerbereich.
Klicke auf das Zahnradsymbol oben links auf dem Bildschirm.
Unter Konfigurationsvorlagen, klicke auf Neue Vorlage erstellen.
Schritt 1: Name und Beschreibung
Gib deiner Vorlage einen Namen und optional eine Beschreibung, und klicke auf Weiter.
Schritt 2: Benutzer zuweisen (optional)
Wenn bestimmte Benutzer automatisch Kunden mit dieser Vorlage zugewiesen werden sollen, wähle sie aus und klicke auf Weiter.
Schritt 3: Integrationen hinzufügen (optional)
Wähle die Integrationen aus, die automatisch mit Kunden verknüpft werden sollen, die mit dieser Vorlage erstellt werden. Klicke auf Vorlage speichern, um den Vorgang abzuschließen.
Nach der Kundenerstellung kannst du alle durch die Vorlage angewendeten Einstellungen weiterhin anpassen oder überschreiben.
Einen Mandantenhinzufügen
Gehen Sie zu Kunden.
Klicken Sie auf Kunden hinzufügen.
Wählen Sie eine Konfigurationsvorlage aus. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Suchen Sie das Unternehmen und klicken Sie auf das entsprechende Ergebnis (alternativ können Sie die Daten auch manuell eingeben).
Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
Wenn Sie für diesen Kunden ein Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich bestätige, dass ich von diesem Kunden ein unterzeichnetes Mandat für seine Registrierung zur elektronischen Rechnungsstellung erhalten habe“. (Optional)
Klicken Sie auf „Kunde hinzufügen“, um den Vorgang abzuschließen.
Hinweis: Nachdem Sie einen Mandanten hinzugefügt haben, können Sie ihn zu Banqup einladen. Sobald die Einladung angenommen wurde, wird das Unternehmen mit Ihrer Steuerberatungskanzlei verknüpft. Weitere Informationen zur Mandantenverwaltung, zum Einladen von Mandanten und zum Erhalt von Dokumenten finden Sie im Abschnitt “Nächste Schritte” unten.
Mandanten in großen Mengen hinzufügen
Schritt 1: Das Template herunterladen
Gehen Sie zu Kunden.
Klicken Sie auf Kunden importieren.
Laden Sie das Template herunter und öffnen Sie es auf Ihrem Computer (es handelt sich um eine .xslx Datei)
Schritt 2: Füllen Sie das Template aus
Fügen Sie die Informationen Ihres Mandantens hinzu und speichern Sie die Datei (Felder die mit einem Asterisk (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder):
Rechtlicher Name *
Land (Buchstabencode) *
→ Es muss der Buchstabencode aus der ISO 3166-1 alpha-2 list Liste sein.
Kontaktemailadresse *
Kontaktvorname *
Kontaktnachname *
Kontaktsprache (Lokal) *
→ Muss anhand der Sprach und Ländercode spezifiert werden language code + country code
Beispiel: fr-BE, nl-BE, de-BE
Unternehmensnummer
→ Muss 10 Ziffernlang sein und mit einer 0 anfangen, ohne Punkte und Leerzeichen.
Beispiel: 0123456789
Umsatzsteuer
→ Muss mit “BE” anfangen und muss von 10 Ziffern gefolgt werden. Ohne Punkte und ohne Leerzeichen.
Beispiel: BE0123456789
Externe Referenz
→ Die Kundenreferenz (z. B. Verwaltungs-ID, Kunden-ID, Firmen-ID usw.) aus dem Buchhaltungsprogramm. Damit kannst du die Rechnungen aus Banqup in den richtigen Kundenordner deines Buchhaltungsprogramms exportieren (falls dein Buchhaltungsprogramm solche Kennungen verwendet).IBAN
Straße
Nummer
Postfach
Postleitzahl
Stadt
Mandat
→ Der Wert muss „Ja“ oder „Nein“ sein. Dies gibt an, ob du ein unterzeichnetes Mandat hast, um den Kunden bei Peppol zu registrieren.Vorlage
→ Der Name der Konfigurationsvorlage, die für den Kunden verwendet werden soll.
Speichern Sie die Datei wenn Sie all Ihre Mandanten hinzugefügt haben.
Schritt 3: Datei hochladen
Importieren Sie die gespeicherte .xlsx Datei.
Klicken Sie auf Importieren.
Hinweis: Ihre Mandanten werden nach dem Importieren der Datei erzeugt. Danach können Sie diese zu Banqup einladen. Wenn Sie die Einladung akzeptieren, werden diese zu Ihrer Buchhaltung verknüpft. Lesen Sie den Abschnitt „Nächste Schritte“ am Ende dieses Leitfadens, um mit der Mandantenverwaltung fortzufahren und zu erfahren, wie Sie sie einladen, ihre Dokumente erhalten usw.
Einen Mandanten bearbeiten
Gehen Sie zu Kunden.
Doppelklicken Sie auf einen Mandanten.
Klicken Sie auf Details bearbeiten.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese.
Einen Mandanten löschen
Gehen Sie zu Kunden.
Wählen Sie den Tab Inaktiv.
Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf die drei Punkte neben dem gewünschten Mandanten.
Wählen Sie Kunde löschen und bestätigen Sie den Vorgang.
FAQ
Kann ich mehrere Kontaktpersonen für einen Mandanten hinzufügen?
Ja, Sie können für jeden Mandanten beliebig viele Kontaktpersonen hinzufügen.
Was passiert, wenn ich nicht alle Informationen habe?
Sie können zunächst die Basisinformationen eingeben. Zusätzliche Daten, die Ihr Kunde später ergänzt, werden automatisch synchronisiert und in den Mandantendetails angezeigt.
Kann ich Mandanteninformationen nachträglich ändern?
Ja, Sie können die Mandanteninformationen jederzeit bearbeiten.